Navigate between different webpages of this site.

F19 Digital First reporting

Blog

Marcel Rosenbrand Reporting consultant en oprichter van F19 Digital First reporting. marcel.rosenbrand@f19.nl

Online first: Een efficiëntere manier van jaarverlagen publiceren

Zoekt u ook naar een efficiëntere manier om uw jaarverslag te produceren? Wilt u ook minder tijd kwijt zijn en toch kunnen bogen op zowel een overzichtelijk proces als een beter eindresultaat? Met Online first publishing kunt u deze vragen met een volmondig ‘ja’ beantwoorden. Dit is een uiterst efficiënte manier van werken, zeker als er naast een papieren editie ook één of meerdere online versies van het jaarverslag worden gemaakt. Overbodig zijn de tijdrovende trajecten van eerst de lay-out voor de papieren editie en daarop nog eens een keer alles dunnetjes overdoen bij de webbouw. De content wordt slechts eenmaal gemaakt, bewerkt, opgemaakt en gecontroleerd. Oftewel: overzichtelijk en efficiënt.
Steeds meer organisaties zien de meerwaarde van Online first publishing in en passen dit principe toe op het jaarverslagproces. Dus wat houdt het precies in, wat zijn de voordelen en waar moet je op letten?

Wat is Online first publishing?

Online first publishing – ook wel multichannel publishing genoemd – houdt in dat de onlinecontent bepalend wordt in het proces. In plaats van dat er eerst een papieren versie wordt geproduceerd waar vervolgens allerlei andere middelen van worden afgeleid (Offline first publishing), wordt content in een centrale online-omgeving verzameld, bewerkt en opgemaakt (zie figuur 1). Vanuit deze centrale omgeving wordt de content vervolgens tegelijkertijd en in verschillende verschijningsvormen naar meerdere kanalen gepubliceerd. Zowel naar onlinekanalen zoals desktop, tablet en mobiel als naar PDF.

5 voordelen van Online first publishing

Het jaarverslag publiceren volgens de Online first-methode biedt de volgende 5 voordelen:

  1. Minder fouten

    Doordat het proces deels geautomatiseerd wordt, zijn minder menselijke handelingen nodig. Dat verkleint de kans op fouten. Cijfers kunnen bijvoorbeeld worden gesynchroniseerd vanuit Excel en automatisch worden doorvertaald naar tabellen en (interactieve) grafieken.

  2. Betere samenwerking

    In de online-omgeving kunnen makers samenwerken aan het optimaliseren van de content. Er is maar één bronversie waarin iedereen werkt. Versiebeheer maakt het mogelijk om altijd te achterhalen wie, wat, wanneer heeft gewijzigd of aangevuld.

  3. Sneller publiceren

    De PDF-versie en de onlineversie(s) van het jaarverslag kunnen tegelijkertijd worden gepubliceerd. Deze publicaties worden automatisch gegenereerd uit de bronversie. Tijdens het productieproces kan bovendien de content door de makers worden gepreviewed in de verschillende kanalen.

  4. Veiliger

    Werken in een goed beveiligde centrale omgeving waartoe alleen geautoriseerden toegang hebben, is veiliger. In traditionele offline first processen is vaak sprake van meerdere locaties waar bestanden zich bevinden. Ook worden verschillende versies vaak rondgemaild. Dit vergroot de kans op datalekken.

  5. Groter effect communicatie

    Wanneer in de communicatiemix de nadruk wordt gelegd op online, is het niet logisch dat het onderliggende proces is gericht op het maken van een papieren jaarverslag. Bij online first reporting kan al in een vroeg stadium worden nagedacht over de effectiefste manier om content online én offline te presenteren.

Profiteer optimaal van alle voordelen van Online first publishing

Om optimaal van alle voordelen te profiteren, is het handig het interne proces af stemmen op de nieuwe werkwijze van Online first publishing. Houd rekening met de volgende punten:

  1. Betrek alle interne stakeholders

    Online first publishing vereist een nieuwe manier van werken. En vernieuwing leidt vaak tot weerstand. Betrek daarom tijdig alle interne betrokkenen zoals de afdeling finance, de afdeling communicatie en de MVO afdeling en maak duidelijk wat voor hen de voordelen zijn.

  2. Zorg ervoor dat je platform content kan importeren en synchroniseren

    Voorkom eindeloos knippen en plakken. Een goed Online first reporting-platform biedt de mogelijkheid om content te importeren en te synchroniseren. Zelfs koppelingen met bestaande rapportagesystemen of databases zijn mogelijk. Dit scheelt veel tijd en voorkomt fouten.

  3. Stem je verhaal af op het kanaal

    Een veelgemaakte fout bij Online first publishing is dat in alle kanalen precies dezelfde content wordt gepubliceerd. Maar voor eindgebruikers is dat absoluut niet logisch. Op mobiel hebben gebruikers een ander verwachtingspatroon dan wanneer zij een PDF lezen. Gebruik daarom een Online first publishing systeem platform waarmee content eenvoudig in verschillende verschijningsvormen – maar wel vanuit één bron – op maat gepubliceerd kan worden. Met Facetbase, het Online first publishing platform van F19 is dit bijvoorbeeld mogelijk.

  4. Security en hosting

    Een jaarverslag bevat informatie die tot aan de publicatie vertrouwelijk is. Zorg dus dat security en hosting goed zijn ingeregeld. Host het jaarverslag ook bij voorkeur op Nederlandse servers om te voorkomen dat buitenlandse wetgeving van toepassing is.

Voorbeeld: Jaarverslagenplatform Bouwinvest

Bouwinvest beheert vijf Nederlandse vastgoedfondsen. Bouwinvest hecht veel waarde aan integriteit en openheid, en dat wordt gereflecteerd in de transparante jaarverslagen van Bouwinvest.
In een webbased platform kunnen stakeholders navigeren door vijf verschillende fondsverslagen. De content wordt aangeboden in verschillende formaten: HTML, PDF en Excel. Interactieve hulpmiddelen, grafieken en social media features vergroten de gebruiksvriendelijkheid van de informatie voor externe stakeholders.

Bouwinvest gebruikt F19’s Online first reporting platform Facetbase voor de multichannel publicatie van hun content.