Navigate between different webpages of this site.

F19 Digital First reporting

Blog

Vaak wordt aan financial disclosure gerefereerd als de ‘last mile in reporting’. De ‘real last mile in reporting’ is echter communicatie met stakeholders!

Marcel Rosenbrand Reporting consultant en oprichter van F19 Digital First reporting. marcel.rosenbrand@f19.nl

De ‘real last mile in reporting’

Vaak wordt aan financial disclosure gerefereerd als de ‘last mile in reporting’. Leveranciers van financiële rapportagesystemen zoals IBM, SAP, Oracle en Tagetik bieden goede oplossingen, bijvoorbeeld om de jaarrekening op een snelle en veilige manier te realiseren. 

Toch klopt de benaming ‘last mile in reporting’ niet. In de praktijk eindigt daar het rapportageproces namelijk niet. De ‘real last mile in reporting’ is communicatie met stakeholders! En in die échte laatste fase van het rapportageproces is nog veel ruimte voor verbetering.

In dit artikel geef ik herkenbare voorbeelden van problemen waar veel organisaties tegenaan lopen. Ook geef ik hiervoor een oplossing.

Het gaat om meer dan financiële informatie

Financiële gegevens vormen een wezenlijk onderdeel van ieder jaarverslag. Software die deze gegevens snel en accuraat inzichtelijk maakt, heeft dan ook grote meerwaarde. Maar het jaarverslag bestaat allang niet meer alleen uit financiële informatie. Niet-financiële informatie wordt steeds belangrijker, zoals bijvoorbeeld blijkt uit de opkomst van geïntegreerde jaarverslagen. Het is kenmerkend voor deze niet-financiële informatie dat zij meestal afkomstig is uit verschillende bronnen. Om tot een volledige en geïntegreerde eindrapportage te komen moet daarom de output van financiële rapportagesystemen worden aangevuld met informatie uit andere bronnen.

Het gevolg: professionals die veel tijd kwijt zijn aan knippen en plakken.

Schrijven is een vak

Voor effectieve communicatie met stakeholders is een goede tekstschrijver onmisbaar. Van alle financiële en niet-financiële informatie moet een toegankelijk en samenhangend verhaal gemaakt worden. Dat betekent dat het narratieve deel van de rapportage wordt geredigeerd of herschreven.

Het gevolg: meerdere verschillende versies raken in omloop.

Het verslag moet er mooi uitzien

Veel financiële systemen bieden de mogelijkheid een rapportage te exporteren naar bijvoorbeeld Word, Excel, PDF of HTML. Helaas voldoen deze exportmogelijkheden meestal niet aan de wensen van de afdeling marketing en communicatie. Daarom komt het vaak voor dat het verhaal van de tekstschrijver inclusief de cijfers naar een vormgever wordt gestuurd. De vormgever maakt een mooi opgemaakte PDF van het verslag, dat vervolgens wordt gedrukt of als downloadbaar PDF bestand aangeboden. Ook bij de vormgever vinden vaak nog correctierondes plaats.

Het gevolg: extra controlewerk.

Online communicatie wordt steeds belangrijker

Een toenemend aantal organisaties realiseert naast de PDF ook een online variant van het jaarverslag, zo blijkt onder meer uit het artikel ‘Unleashing the Power of Online Reporting’ van Michael Laermann. Dat kan een publieksversie zijn, een samenvatting of een interactieve weergave van het complete verslag. Online publicatie vergroot het bereik van het verslag en daarmee de communicatieve impact. Ook biedt online communicatie meer mogelijkheden voor informatie op maat, wat stakeholders graag willen.

Het maken van een online verslag is echter een bewerkelijk proces. De webbouwer moet van de PDF een interactieve, voor het web vormgegeven versie maken. Dat betekent dat veel werkzaamheden opnieuw moeten worden uitgevoerd. Bovendien worden ook bij de webbouwer nog laatste correcties doorgevoerd. 

Het gevolg: meer werk, meer versiebeheer issues en nog meer controlewerk.

Conclusie: Inefficiëntie heerst in de real last mile of reporting

Terwijl voor finance professionals dankzij goede software steeds meer efficiency mogelijk is in de ‘last mile of reporting’, geldt dat niet voor hun collega’s van marketing en communicatie. In hun ‘real last mile of reporting’ heerst inefficiëntie. Om goede communicatie met stakeholders mogelijk te maken wordt volop geknipt, geplakt, gecorrigeerd, opgemaakt en dubbel werk verricht.

Het gevolg: medewerkers worden geconfronteerd met tijdrovende en foutgevoelige extra correctie- en controlewerkzaamheden. En het overzicht tussen de verschillende versies gaat verloren.

De oplossing: Digital First reporting

De vraag is of dat niet anders kan. Het antwoord daarop is: ja! Combineer de output van financiële rapportagesystemen met de publicatievoordelen van Digital First reporting (zie figuur 1).

Figure 1: Digital First reporting proces

Met Digital First reporting software:

  1. Combineert en synchroniseert u eenvoudig content uit verschillende bronnen (Word, Excel, financiële rapportagesystemen).

  2. Werkt u op een veilige en efficiënte manier samen op één centrale plek.

  3. Publiceert u uw verslag eenvoudig en snel naar een visueel aantrekkelijke PDF, een responsive website en naar andere kanalen.

Het resultaat is een efficiënte en effectieve ‘real last mile in reporting’. Met Digital First reporting bespaart u tijd en kosten en creëert u een groter bereik.

Dus, benut de kracht van de combi en koppel uw financiële rapportagesysteem aan een Digital First reporting platform!