Navigate between different webpages of this site.

F19 Digital First reporting

Blog

Marcel Rosenbrand Reporting consultant en oprichter van F19 Digital First reporting. marcel.rosenbrand@f19.nl

Drie redenen waarom internal en external reporting zullen samensmelten

Zowel internal als external reporting zijn voor een organisatie erg belangrijk. Internal reporting informeert interne stakeholders over de financiële en niet-financiële performance van de organisatie. Het vormt vaak het vertrekpunt voor besluitvorming op verschillende niveaus, over verschillende onderwerpen. Voor external reporting geldt hetzelfde, alleen richt external reporting zich primair op externe stakeholders.
Ik denk dat internal reporting en external reporting uiteindelijk samen zullen smelten. In dit artikel bespreek ik eerst drie redenen voor deze ontwikkeling. Ten tweede beschrijf ik de voordelen ervan. Tenslotte geef ik een tip voor een effectieve aanpak.

Reden 1: Externe stakeholders willen actuele informatie

De bekendste vorm van external reporting is jaarverslaglegging. Jaarlijks leggen organisaties verantwoording af aan investeerders en andere externe stakeholders. Deze belanghebbenden zijn in toenemende mate naast financiële ook in niet-financiële informatie geïnteresseerd. Daarom wordt steeds vaker een ‘geïntegreerd jaarverslag’ gepubliceerd. In een geïntegreerd jaarverslag wordt niet alleen financieel teruggeblikt maar ook strategisch vooruitgeblikt. Het is een samenhangend verhaal over doelen, strategie en resultaten. Kortom, een verhaal over waardecreatie op de korte, middellange én lange termijn.
Toch kleeft er een groot nadeel aan deze jaarverslagen in de ogen van externe stakeholders: het is oud nieuws. Zij hebben behoefte aan actuele informatie over de strategie en performance van organisaties. Deze externe stakeholders willen ‘continuous reporting’, want dat geeft hen de mogelijkheid om eerder hun voordeel te doen met kennis en daardoor betere besluiten te nemen.

Reden 2: Interne stakeholders willen een samenhangend verhaal

Het belangrijkste kenmerk van interne rapportages is dat deze, in tegenstelling tot de meeste externe rapportages, actueel zijn. Medewerkers, managers en directie hebben toegang tot allerlei dashboards en rapportagesystemen waarin prestatie-informatie real-time of nearly real-time inzichtelijk en toegankelijk is.
Deze tijdige beschikbaarheid van informatie biedt interne stakeholders veel voordeel en draagt bij aan een betere besluitvorming. Er is in de ogen van veel interne stakeholders echter wel een belangrijk verbeterpunt: interne informatie over strategie en performance is vaak gefragmenteerd. De strategie ligt ergens in een bureaula, het businessmodel hangt op de deur van de business controller en iedere afdeling heeft zijn eigen dashboards. Het ontbreekt aan een samenhangend verhaal over de missie, visie, organisatiedoelen, performance en vooral ook de acties. Het verhaal dus, dat wel wordt verteld aan externe stakeholders. Een veelgehoorde klacht is dat medewerkers geen idee hebben waarom ze doen wat ze doen. Het is voor hen onduidelijk waarom bepaalde besluiten genomen worden binnen de organisatie. Deze onduidelijkheid gaat uiteindelijk ten koste van het draagvlak en daarmee de betrokkenheid die medewerkers voelen bij het realiseren van de organisatiedoelen.

Reden 3: Technologie maakt het mogelijk

Niet alle informatie die intern beschikbaar is kan ook gelijktijdig extern worden ontsloten. Enerzijds is dit soms niet mogelijk omdat de juridische basis daarvoor ontbreekt: de accountant moet cijfers eerst goedkeuren. Anderzijds willen veel organisaties het niet omdat teveel transparantie averechts kan werken: bij een overvloed aan informatie kan deze haar relevantie verliezen. Maar ook vanuit concurrentieoverwegingen zijn de meeste organisaties geen voorstander van totale openheid.
Feit is wel dat bij internal en external reporting grotendeels van dezelfde bronnen gebruik wordt gemaakt: financiële systemen, ERP systemen en relevante (externe) bronnen zoals  onderzoeksgegevens. En het onderliggende strategische verhaal is intern niet anders dan extern. Kan het dan niet slimmer?

Ik denk van wel. Technologie maakt het mogelijk om informatie te combineren en deze vervolgens op basis van autorisatie op een veilige manier te publiceren naar verschillende kanalen. Je kunt dus vanuit één publicatieomgeving communiceren met zowel interne als externe stakeholders.
Een dergelijk centraal publicatieplatform is geen vervanger van de bestaande rapportagesystemen. Het fungeert als een ‘schil’ eroverheen. Een schil van waaruit een eenduidig en doelgroepgericht verhaal over strategie wordt verteld, inclusief actuele performance data en duiding. Dit verhaal kan worden aangepast aan de behoeften en rechten van gebruikers, en multichannel worden gepubliceerd naar verschillende kanalen zoals corporate website, intranet, app of PDF.

Wat zijn de voordelen van een multichannel publicatieplatform?

Het creëren van een multichannel publicatieplatform voor communicatie over strategie en performance biedt voordelen voor zowel makers als eindgebruikers van rapportages:

Voor makers:

  • wordt het publicatieproces van rapportages efficiënter en veiliger. Er is maar één versie van de werkelijkheid en er hoeven minder menselijke handelingen (zoals knippen en plakken) te worden verricht.

  • wordt door versiebeheer het borgen van een ‘audit trail’ eenvoudiger. Dit gebeurt op de meest logische plek, namelijk waar alle informatie samenkomt en waar wordt samengewerkt om deze te produceren en publiceren.

Voor eindgebruikers:

  • worden de voordelen die internal en external reporting bieden gecombineerd. Interne stakeholders krijgen beter inzicht in het samenhangende verhaal. Externe stakeholders krijgen waar en wanneer mogelijk inzicht in actuele informatie.

  • wordt de gebruiksvriendelijkheid van de informatie vergroot. Rapportages - of elementen daaruit - worden vanuit het centrale platform gepubliceerd naar verschillende kanalen, in verschillende (interactieve) verschijningsvormen.

Tip: Werk vanuit een strategie en iteratief

Wil je als organisatie deze kant op bewegen en rapporteren efficiënter en effectiever maken? Begin dan met het definiëren van een reporting strategie. Beschrijf kort welke doelen je wilt bereiken en hoe je dit van plan bent te doen. Maar ook wat je nodig hebt om de doelen te behalen en wie je erbij wilt betrekken.
Zie deze strategie als een levend document. Ontwikkel de oplossing in kleine stapjes, iteraties, en leer van elke stap. Vraag de makers en eindgebruikers continu om feedback en pas de volgende stap daarop aan. Immers, zoals Winston Churchill al zei: “However beautiful the strategy, you should occasionally look at the results.”